Predpoklady
- Ste admin organizácie (šablóny sú spoločné pre celý tím)
- Máte nastavené odosielanie emailov — predvolene ide všetko cez Monivio, vlastný SMTP či Gmail si viete nastaviť v Nastavenia → Firma → Integrácie
Krok 1: Otvorte zoznam šablón
V ľavom menu kliknite na Nastavenia → Email šablóny. Šablóny sú rozdelené na dve skupiny:
| Skupina | Kedy sa email posiela |
|---|---|
| Dokumentové emaily | Keď doklad odošlete vy (faktúra, ponuka, zálohová faktúra, dobropis, dodací list) |
| Automatické emaily | Samé podľa splatnosti — pripomienka pred splatnosťou, v deň splatnosti, upomienka po splatnosti a poďakovanie za platbu |
Krok 2: Upravte predmet a text
Kliknite na Upraviť pri šablóne. Otvorí sa editor s predmetom a textom emailu. Text píšete v Markdowne — tučné písmo cez **text**, odkaz cez [text](url).
Krok 3: Vkladajte premenné
Tlačidlom Vložiť premennú doplníte do textu údaje, ktoré Monivio pri odoslaní nahradí skutočnými hodnotami — číslo dokladu, suma, splatnosť, IBAN, variabilný symbol, meno klienta či odkaz na verejnú stránku dokladu.
Premenná {{document_url}} vloží odkaz na verejnú stránku dokladu, kde si klient faktúru pozrie a zaplatí cez QR kód — pozri Verejný odkaz na faktúru a QR platba.
Do šablóny viete nastaviť aj stále CC a BCC — napríklad kópiu na vlastnú adresu alebo do archívu.
Krok 4: Skontrolujte náhľad
Vpravo je náhľad emailu s ukážkovými dátami — vidíte presne to, čo dostane klient. Tlačidlom Upraviť dáta si viete ukážkové hodnoty prispôsobiť.
Šablónu uložíte tlačidlom Uložiť zmeny. Ak sa vám úpravy neosvedčia, Obnoviť predvolené vráti pôvodný text Monivio.
Krok 5: Zapnite automatické upomienky
Pri automatických šablónach je v editore prepínač Posielať automaticky a pri ňom počet dní:
- Blíži sa splatnosť — X dní pred splatnosťou (predvolene 3)
- Dnes je splatnosť — v deň splatnosti
- Po splatnosti — X dní po splatnosti
- Poďakovanie za platbu — po označení faktúry ako zaplatenej
Automatické upomienky sú predvolene vypnuté — zapnete si ich sami pri každej šablóne zvlášť. Kým prepínač nezapnete, Monivio klientom nič neposiela.
Poďakovanie za platbu je súčasťou funkcie Automatické upomienky, ktorá patrí k plateným plánom. Na pláne Free sa tento email neodošle ani so zapnutým prepínačom — porovnanie plánov nájdete v Zmena tieru predplatného.
Ktorých faktúr sa upomienky týkajú
Upomienky chodia len k faktúram, ktoré sú odoslané alebo čiastočne zaplatené — teda tam, kde reálne čakáte peniaze. Zaplatená, zrušená ani rozpracovaná faktúra upomienku nevyvolá. Rovnaký email sa ku konkrétnej faktúre neposiela dvakrát.
Čo ďalej?
- Odoslanie faktúry emailom — ako vyzerá odoslanie krok za krokom
- Verejný odkaz na faktúru a QR platba — čo klient uvidí po kliknutí na odkaz v emaili
- Párovanie platieb z banky — nech upomienka nepríde tomu, kto už zaplatil