Prečo je faktúra „Pripravená“ a nie „Odoslaná“?

Pripravená znamená vystavená, ale ešte neodoslaná klientovi z Monivio. Na Odoslanú sa prepne po odoslaní e-mailom.

Zmení opätovné odoslanie faktúry jej stav?

Nie. Na Odoslanú sa prepne len doklad, ktorý bol dovtedy Pripravený — zaplatená faktúra po upomienke stav nestratí.

Je „Po splatnosti“ samostatný stav?

Nie, je to príznak. Počíta sa z dátumu splatnosti v časovej zóne vašej firmy a zobrazí sa len pri doklade, ktorý nie je uhradený.

Ako označím faktúru zaplatenú, keď mi klient dal hotovosť?

Na detaile faktúry akciou Označiť ako zaplatenú. Pri platbe na účet to zvyčajne netreba — stav zmení spárovanie platby z banky.

Na čo je stav Nevymožiteľná?

Pre pohľadávky, o ktorých viete, že už neprídu. Doklad prestane strašiť medzi otvorenými a v prípade potreby ho viete vrátiť späť.

Zrušil som faktúru — vráti sa jej číslo do radu?

Nie. Číselný rad musí zostať súvislý, takže sa čísla nerecyklujú. Zrušený doklad zostáva v evidencii so stavom Zrušená.

Prečo majú ponuky iné stavy ako faktúry?

Lebo majú iný životný cyklus: ponuka sa schvaľuje alebo zamieta a môže expirovať. Dodací list zase prechádza cez Doručený na Vyfakturovaný.

Stavy dokladov a čo ich mení

Prečo na stave záleží

Stav dokladu určuje, čo s ním Monivio robí ďalej: či ho ponúka na párovanie platieb, ráta ho medzi pohľadávky na dashboarde a či na neho upozorní po splatnosti.

Zoznam faktúr so stavmi — Stav je vidieť pri každom doklade v zozname aj na jeho detaile.

Faktúra

Stav	Kedy nastane
Pripravená	Hneď po vystavení — doklad existuje, ale zatiaľ sa nič nestalo
Odoslaná	Po odoslaní klientovi e-mailom
Čiastočne zaplatená	Keď je uhradená len časť sumy
Zaplatená	Keď je uhradená celá suma
Zrušená	Ručné zrušenie dokladu
Nevymožiteľná	Označíte, keď je jasné, že peniaze neprídu

Navyše sa pri nezaplatených dokladoch po termíne zobrazí príznak Po splatnosti. Nie je to samostatný stav — je to výpočet z dátumu splatnosti, ktorý sa vyhodnocuje v časovej zóne vašej firmy.

Opätovné odoslanie faktúry (napríklad upomienky) stav nezmení. Na „Odoslanú" sa prepne len doklad, ktorý bol dovtedy „Pripravený" — už zaplatená faktúra po upomienke nespadne späť.

Čo mení stav automaticky

Odoslanie e-mailom → Pripravená sa zmení na Odoslanú.
Spárovanie platby z banky → podľa uhradenej sumy Čiastočne zaplatená alebo Zaplatená; rovnako to funguje aj pri platbe kartou.
Uplynutie splatnosti → doklad dostane príznak Po splatnosti.
Premena dokladu (napr. ponuka na faktúru) → zdrojový doklad sa označí ako vybavený.

Čo prepínate ručne

Na detaile dokladu viete stav posunúť sami — napríklad označiť ako zaplatenú (keď vám klient zaplatil v hotovosti), zrušiť doklad alebo ho označiť za nevymožiteľný.

Akcie na detaile faktúry vrátane označenia ako zaplatenej — Ručné akcie sú na detaile dokladu v paneli vpravo.

Nevymožiteľnú faktúru viete vrátiť späť medzi otvorené — ak sa klient nakoniec ozve, nič nemažete.

Ostatné typy dokladov

Každý typ má vlastný životný cyklus:

Typ	Stavy
Cenová ponuka	Pripravená → Odoslaná → Schválená / Zamietnutá / Expirovaná (alebo Zrušená)
Zálohová faktúra	Rovnaké ako faktúra — až po zúčtovanie do ostrej faktúry
Dodací list	Pripravený → Doručený → Vyfakturovaný (alebo Zrušený)
Dobropis	Rovnaké ako faktúra, len s opačným znamienkom sumy
Koncept	Pripravený → Vystavený (premenený na iný doklad)

Cenová ponuka v stave Odoslaná — Ponuka má vlastné stavy — schválenie či zamietnutie vie spraviť aj klient z verejného odkazu.

Časté otázniky

Faktúra svieti ako nezaplatená, hoci peniaze prišli. Platba zatiaľ nie je spárovaná — pozrite Párovanie platieb z banky alebo ju označte ako zaplatenú ručne.
Zrušil som faktúru, ale číslo sa nevrátilo. Tak to má byť: číselný rad musí zostať súvislý, preto sa čísla nerecyklujú.
Chcem opraviť už odoslanú faktúru. Vystavené doklady sú nemenné — opravuje sa dobropisom.

Čo ďalej?

Odoslanie faktúry e-mailom — prvý stavový posun
Párovanie platieb z banky — automatické uhrádzanie
Dobropis a storno faktúry — keď treba doklad opraviť