Typy kontaktov
V Monivio rozlišujeme dva typy kontaktov podľa toho, či ide o právnickú alebo fyzickú osobu:
| Typ | Použitie |
|---|---|
| Firma | Právnická osoba alebo živnostník - má IČO, DIČ, prípadne IČ DPH |
| Fyzická osoba | Súkromná osoba bez IČO (napr. B2C klient); vo formulári sa volá Súkromná osoba |
Ten istý kontakt môže byť zároveň odberateľom (fakturujete mu) aj dodávateľom (evidujete od neho náklady) - vzťah sa určuje pri vystavovaní faktúry alebo pridávaní nákladu, nie pri samotnom kontakte.
Krok 1: Otvorenie sekcie Kontakty
V ľavom menu kliknite Kontakty. Otvorí sa zoznam existujúcich kontaktov.
Krok 2: Kliknutie na Nový kontakt
V pravom hornom rohu kliknite na tlačidlo + Nový kontakt.
Krok 3: Otvorenie dialógu nového kontaktu
Otvorí sa modálny dialóg Vyhľadať firmu. Prvý krok je vyhľadanie podľa IČO alebo názvu firmy - pre firmy a živnostníkov je to najrýchlejší spôsob, keďže Monivio doplní názov, DIČ, IČ DPH a sídlo z obchodného registra.
Pre zahraničné firmy alebo fyzické osoby kliknite úplne dole na Vytvoriť kontakt manuálne (Fyzická osoba alebo bez IČO) a prejdete priamo na vyplnenie polí bez vyhľadávania v registri.
Krok 4: Vyhľadanie firmy podľa IČO
Do poľa napíšte IČO alebo názov firmy (aspoň dva znaky). Pre ukážku použijeme reálne IČO 35910739. Monivio sa spojí s verejnými registrami a pod poľom ponúkne návrhy, z ktorých vyberiete správnu firmu. Ak register neodpovedá, použite Skúsiť znova alebo vytvorte kontakt manuálne.
Karta s výsledkom obsahuje obchodné meno, IČO, DIČ, IČ DPH a sídlo. Ak kontakt s rovnakým IČO už v zozname máte, Monivio ukáže hlášku Kontakt s týmto IČO už existuje s odkazom Zobraziť existujúci kontakt - predídete duplikátom.
Krok 5: Predvyplnenie formulára
Kliknite na nájdenú kartu. Otvorí sa plný formulár kontaktu s automaticky vyplnenými poliami:
| Pole | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Typ subjektu | Áno | Firma / Súkromná osoba |
| Názov firmy / Meno a priezvisko | Áno | Názov firmy alebo meno osoby |
| IČO | Pri firme so slovenskou adresou áno | Identifikačné číslo organizácie. U zahraničných firiem je to nepovinné Registračné číslo |
| DIČ | Nie | Daňové identifikačné číslo (10 číslic) |
| IČ DPH | Nie | Pre platiteľov DPH (formát SK + 10 číslic) |
| Je platiteľom DPH | Nie | Označenie platiteľa DPH |
| Odporúčané | Pre odosielanie faktúr | |
| Telefón | Nie | Telefónne číslo |
| Web | Nie | Webová stránka |
| Adresa | Odporúčané | Ulica a číslo, mesto, PSČ, krajina |
| Doručovacia adresa | Nie | Ak sa líši od fakturačnej, rozbaľte a vyplňte |
| Tagy | Nie | Štítky na filtrovanie |
| Interné poznámky | Nie | Poznámky, ktoré sa nezobrazia na dokladoch |
Skontrolujte údaje, doplňte email klienta (potrebný pre odosielanie faktúr) a prípadné ďalšie polia.
Krok 6: Ďalšie údaje (nepovinné)
- Kontaktné osoby - ak vo firme komunikujete s viacerými ľuďmi, môžete pridať osoby s vlastnými menami, emailmi, telefónmi a pozíciami. Pridávajú sa po uložení kontaktu v jeho detaile v záložke Údaje.
- Predvolené hodnoty - splatnosť, mena, jazyk dokumentov a konštantný symbol pre tento kontakt. Nastavujú sa v detaile kontaktu v záložke Predvolené hodnoty.
- Tagy - štítky pre filtrovanie (napr.
vip,partner,platobne-slaby) - Interné poznámky - interné info, ktoré sa nezobrazí na dokladoch
Krok 7: Uloženie
Dole v dialógu kliknite Uložiť. Zobrazí sa oznámenie Kontakt bol vytvorený, dialóg sa zavrie a kontakt sa objaví v zozname.
Po kliknutí na kontakt otvoríte jeho detail, kde vidíte:
- Údaje o kontakte, kontaktné osoby a poznámky v záložke Údaje
- Dokumenty (zatiaľ prázdne) v záložke Dokumenty
- Súhrnné čísla (vyfakturované, nezaplatené, náklady)
Z detailu kontaktu môžete rovno vystaviť faktúru, ponuku, zálohovú faktúru, dodací list alebo náklad tlačidlom Vystaviť.
Rýchle pridanie z faktúry
Ak práve vystavujete faktúru a klient ešte neexistuje, netreba prerušovať rozpracovanú prácu. V dropdowne výberu klienta kliknite + Vytvoriť nový kontakt a otvorí sa mini-formulár. Po uložení sa kontakt rovno priradí na faktúru.
Čo ďalej?
- Import kontaktov z CSV - ak máte veľa existujúcich kontaktov z predošlého systému
- Ako vystaviť prvú faktúru - vystavte prvú faktúru pre nový kontakt