Typy kontaktov
V Monivio rozlišujeme dva typy kontaktov podľa toho, či ide o právnickú alebo fyzickú osobu:
| Typ | Použitie |
|---|---|
| Firma | Právnická osoba alebo živnostník — má IČO, DIČ, prípadne IČ DPH |
| Fyzická osoba | Súkromná osoba bez IČO (napr. B2C klient) |
Ten istý kontakt môže byť zároveň odberateľom (fakturujete mu) aj dodávateľom (evidujete od neho náklady) — vzťah sa určuje pri vystavovaní faktúry alebo pridávaní nákladu, nie pri samotnom kontakte.
Krok 1: Otvorenie sekcie Kontakty
V ľavom menu kliknite Kontakty. Otvorí sa zoznam existujúcich kontaktov.
Krok 2: Kliknutie na Nový kontakt
V pravom hornom rohu kliknite na tlačidlo + Nový kontakt.
Krok 3: Otvorenie dialógu nového kontaktu
Otvorí sa modálny dialóg Pridať kontakt. Prvý krok je vyhľadanie podľa IČO — pre firmy a živnostníkov je to najrýchlejší spôsob, keďže Monivio automaticky doplní názov, DIČ, IČ DPH a sídlo z verejných registrov.
Pre zahraničné firmy alebo fyzické osoby kliknite úplne dole na Vyplniť ručne a prejdete priamo na vyplnenie polí bez IČO lookupu.
Krok 4: Vyhľadanie firmy podľa IČO
Zadajte IČO a kliknite Vyhľadať. Pre ukážku použijeme reálne IČO 35910739. Monivio sa spojí s verejnými registrami a do pár sekúnd vráti nájdenú firmu.
Karta s výsledkom obsahuje obchodné meno, IČO, DIČ, IČ DPH a sídlo. Ak má kontakt s rovnakým IČO už v zozname, Monivio zobrazí žltú varovnú lištu s odkazom na existujúci kontakt — predídete duplikátom.
Krok 5: Predvyplnenie formulára
Kliknite na nájdenú kartu. Otvorí sa plný formulár kontaktu s automaticky vyplnenými poliami:
| Pole | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Typ | Áno | Firma / Fyzická osoba |
| Obchodné meno | Áno | Názov firmy alebo meno osoby |
| IČO | Nie | Identifikačné číslo organizácie (len pre Firma) |
| DIČ | Nie | Daňové identifikačné číslo |
| IČ DPH | Nie | Pre platcov DPH |
| Odporúčané | Pre odosielanie faktúr | |
| Telefón | Nie | Sekundárny kontakt |
| Web | Nie | Webová stránka |
| Fakturačná adresa | Odporúčané | Ulica, mesto, PSČ, krajina |
| Dodacia adresa | Nie | Ak sa líši od fakturačnej |
| Poznámky | Nie | Interné informácie |
Skontrolujte údaje, doplňte email klienta (potrebný pre odosielanie faktúr) a prípadné ďalšie polia.
Krok 6: Ďalšie údaje (nepovinné)
- Kontaktné osoby — ak vo firme komunikujete s viacerými ľuďmi, môžete pridať osoby s vlastnými menami, emailmi, telefónmi a pozíciami. Pridávajú sa po uložení kontaktu v jeho detaile.
- Tagy — štítky pre filtrovanie (napr.
vip,partner,platobne-slaby) - Poznámky — interné info, ktoré sa nezobrazí na faktúrach
Krok 7: Uloženie
Dole v dialógu kliknite Uložiť. Systém kontakt vytvorí a presmeruje vás do detailu kontaktu, kde vidíte:
- Súhrn údajov
- Históriu dokumentov (zatiaľ prázdnu)
- Sumár (celkom vyfakturované, zaplatené, nezaplatené)
Z detailu kontaktu môžete rovno vystaviť faktúru alebo ponuku tlačidlom v hornej lište.
Rýchle pridanie z faktúry
Ak práve vystavujete faktúru a klient ešte neexistuje, netreba prerušovať rozpracovanú prácu. V dropdowne výberu klienta kliknite + Vytvoriť nový kontakt a otvorí sa mini-formulár. Po uložení sa kontakt rovno priradí na faktúru.
Čo ďalej?
- Import kontaktov z CSV - ak máte veľa existujúcich kontaktov z predošlého systému
- Ako vystaviť prvú faktúru - vystavte prvú faktúru pre nový kontakt