Keď v Monivio odošlete faktúru, štandardne odíde z našej adresy a vaše meno je len v podpise. Klientovi to funguje, ale v jeho schránke to vyzerá ako pošta od cudzej firmy - a vy o tej správe nemáte vo svojom e-maile žiadny záznam.
Pripojením vlastnej schránky sa to zmení. Doklad odíde priamo z vašej adresy, klient odpovedá vám a kópia zostane vo vašom priečinku Odoslané, rovnako ako keby ste ho napísali ručne.
Predpoklady
- Rola administrátor vo firme - bežný člen schránku pripojiť nemôže
- Firemný účet Google (Gmail, Google Workspace) alebo Microsoft (Outlook, Office 365)
- Prístup k tomu účtu - pri pripájaní sa doň prihlásite
Pripojenie sa nastavuje raz za firmu, nie za každého člena. Všetci členovia potom posielajú doklady z tej istej adresy.
Krok 1: Vyberte spôsob odosielania
Otvorte Nastavenia → Integrácie a nájdite sekciu Posielanie emailov. Aktívny môže byť vždy len jeden spôsob.
Kliknite na Pripojiť cez Google (alebo Pripojiť cez Microsoft).
Krok 2: Povoľte odosielanie
Presmerujeme vás k vášmu poskytovateľovi. Tam si vyberiete účet - dajte pozor, aby to bola tá schránka, z ktorej chcete posielať faktúry. Býva to firemná adresa typu fakturacia@vasafirma.sk, nie vaša osobná.
Potom uvidíte, o čo žiadame:
Odosielať email vo vašom mene
To je jediné oprávnenie, ktoré potrebujeme. Nevieme čítať vašu poštu, prezerať priečinky ani mazať správy - technicky vieme len odovzdať novú správu na odoslanie.
Ak vám Google ukáže obrazovku „Google hasn't verified this app", znamená to, že prebieha schvaľovanie aplikácie. Prekliknite sa cez Advanced → Go to Monivio. Po schválení Googlom varovanie zmizne.
Krok 3: Overte, že to funguje
Po návrate uvidíte pripojenú adresu.
Kliknite na Poslať test. Testovací e-mail príde do tej istej schránky, ktorú ste pripojili - takže si naraz overíte dve veci:
- v Doručenej pošte → odosielanie funguje
- v Odoslaných → správa naozaj prešla cez vašu schránku, nie cez Monivio
Ak je v Odoslaných, je hotovo. Odteraz každá faktúra, ponuka, dobropis, dodací list aj upomienka odíde z tejto adresy.
Odpovede klientov chodia do vašej schránky aj v prípade, že by odosielanie cez váš účet dočasne zlyhalo - do správy dopĺňame Reply-To s vašou adresou.
Čo cez vašu schránku nechodí
Zámerne posielame vašou schránkou len to, čo číta váš klient:
| Cez vašu schránku | Cez Monivio |
|---|---|
| faktúry, zálohové faktúry, dobropisy | prihlasovacie odkazy |
| cenové ponuky, dodacie listy | pozvánky pre členov tímu |
| upomienky na splatnosť | notifikácie a fakturácia predplatného |
Dôvod je praktický: keby prihlasovací odkaz závisel od vášho pripojenia a to by prestalo platiť, nedostali by ste sa do aplikácie.
Keď prístup prestane platiť
Prístup môže zaniknúť - napríklad ak ho odvoláte v nastaveniach Google účtu alebo vám firemný správca zmení politiku. Monivio to zistí pri prvom neúspešnom odoslaní.
Doklad sa vždy doručí. Namiesto zlyhania ho pošleme cez Monivio s vašou adresou v Reply-To, označíme integráciu a upozorníme administrátorov. Vy len kliknete na Pripojiť znova.
Odpojenie
V Nastavenia → Integrácie kliknite na Odpojiť pri pripojenej schránke.
Po potvrdení odvoláme prístup u poskytovateľa a uložené prístupové údaje prepíšeme - nezostane nám nič použiteľné. Doklady začnú opäť odchádzať z adresy Monivio. Doteraz odoslané e-maily zostávajú vo vašich Odoslaných, tie odpojenie neovplyvní.
Prihlásenie do Monivio cez Google je samostatná vec. Odpojenie schránky sa vášho prihlasovania nedotkne a naopak.
Čo ďalej?
Keď doklady chodia z vašej adresy, oplatí sa doladiť aj ich obsah - texty e-mailov si viete upraviť v nastaveniach firmy. Pozrite si aj nastavenie notifikácií, aby ste vedeli, kedy vás Monivio upozorní.