Predpoklady
- Máte vystavenú faktúru (pozri Ako vystaviť prvú faktúru)
- Klient má v kontakte zadaný email (pre default odoslanie)
Dva spôsoby odoslania
V detaile faktúry sú v pravom paneli Akcie — sekcia Odoslanie a export:
V tejto sekcii nájdete dve nezávislé možnosti:
- Odoslať emailom — Monivio reálne pošle email klientovi cez vstavaný odosielač. Predvolene cez no-reply@monivio.sk, alebo cez vašu vlastnú SMTP integráciu.
- Označiť ako odoslanú — len zmení status faktúry na Odoslaná bez skutočného odoslania emailu. Použite, keď ste klientovi faktúru poslali mimo Monivio (napr. priamo z Gmailu).
Odoslanie cez Monivio
Kliknite Odoslať emailom v akčnom paneli. Otvorí sa email composer s predvyplnenými údajmi.
Polia v dialógu:
| Pole | Popis | Default |
|---|---|---|
| Príjemca | Email príjemcu | Email z kontaktu klienta |
| CC / BCC | Voliteľné kópie | Prázdne |
| Predmet | Subjekt emailu | Zo šablóny (napr. "Faktúra č. XXX od [Vaša firma]") |
| Správa | Telo emailu | Šablóna s premennými |
| Prílohy | PDF faktúry pripojené automaticky | ✅ |
| Zmeniť stav po odoslaní | Po úspechu nastaví status "Odoslaná" | ✅ |
Kópia na seba — pridajte vlastnú adresu do CC alebo BCC a dostanete kópiu odoslanej faktúry do svojej schránky. Globálne sa to dá zapnúť v Nastavenia → Email šablóny.
Kliknite Odoslať. Monivio:
- Vygeneruje PDF faktúry (ak už nie je v cache)
- Odošle email cez váš poštový účet alebo cez Monivio SMTP
- Uloží záznam do Histórie v detaile faktúry
- Zmení status na Odoslaná (a neskôr na Otvorená keď klient mail otvorí)
Manuálne označenie ako odoslaná
Ak ste klientovi faktúru poslali mimo Monivio (cez vlastný Gmail, vytlačili a poslali poštou, alebo doniesli osobne), môžete v aplikácii len zaznamenať, že faktúra už odišla — bez toho, aby Monivio znova posielal email.
V akčnom paneli kliknite na Označiť ako odoslanú. Akcia sa zobrazí iba ak má faktúra status Vystavená (nie už Odoslaná alebo Uhradená).
Otvorí sa malý dialóg s predvyplneným emailom príjemcu (z kontaktu klienta). Email môžete upraviť — uloží sa do histórie ako adresa, na ktorú bola faktúra odoslaná.
Po kliknutí Označiť ako odoslanú sa stav zmení na Odoslaná. Do histórie sa zapíše dnešný dátum, vaše meno a adresa príjemcu.
Bez emailu znamená bez tracking pixelu. Status sa nezmení automaticky na "Otvorená" (Monivio nevie kedy klient mail otvoril, lebo ho neposlali). Ak potrebujete vedieť, či klient prijal mail, posielajte priamo cez Monivio.
Sledovanie otvorenia emailu
Pri odoslaní cez Monivio sa stav faktúry automaticky zmení z Odoslaná na Otvorená, keď klient prvýkrát otvorí email. Tracking používa neviditeľný pixel v tele emailu.
Niektorí email klienti (Outlook s firemnými bezpečnostnými pravidlami, Gmail s blokovaním obrázkov) tracking pixel blokujú. V takom prípade status zostane Odoslaná, aj keď klient email v skutočnosti otvoril.
Upomienky po splatnosti
Ak klient nezaplatí v termíne, v detaile faktúry sa zobrazí červený banner po splatnosti s tlačidlom Odoslať upomienku. Funguje rovnako ako bežné odoslanie, ale použije šablónu upomienky — tón je dôraznejší a v predmete je prefix Upomienka.
Pre automatické upomienky (pošlú sa samé 3/7/14/30 dní po splatnosti) si pozrite Nastavenie notifikácií.
Čo ďalej?
- Logo a pečiatka — aby PDF faktúry vyzerali profesionálne
- Nastavenie notifikácií — automatické upomienky a oznámenia
- Kópia faktúry — rýchle vystavenie opakovaných faktúr