Predpoklady
- Máte vystavenú faktúru (pozri Ako vystaviť prvú faktúru)
- Klient má v kontakte zadaný email (pre default odoslanie)
Dva spôsoby odoslania
V detaile faktúry sú v pravom paneli Akcie - sekcia Odoslanie a export:
V tejto sekcii nájdete dve nezávislé možnosti:
- Odoslať emailom - Monivio reálne pošle email klientovi cez vstavaný odosielač. Predvolene cez no-reply@monivio.sk, alebo cez vašu vlastnú SMTP integráciu.
- Označiť ako odoslanú - len zmení status faktúry na Odoslaná bez skutočného odoslania emailu. Použite, keď ste klientovi faktúru poslali mimo Monivio (napr. priamo z Gmailu).
Odoslanie cez Monivio
Kliknite Odoslať emailom v akčnom paneli. Otvorí sa email composer s predvyplnenými údajmi.
Polia v dialógu:
| Pole | Popis | Default |
|---|---|---|
| Príjemca | Email príjemcu | Email z kontaktu klienta |
| CC a BCC | Voliteľné kópie. Polia sa zobrazia tlačidlami Pridať CC a Pridať BCC | Skryté a prázdne |
| Predmet | Subjekt emailu | Zo šablóny (napr. "Faktúra č. XXX od [Vaša firma]") |
| Správa | Telo emailu | Šablóna s premennými |
| Prílohy | PDF faktúry pripojené automaticky | ✅ |
| Označiť faktúru ako odoslanú | Po úspechu nastaví status "Odoslaná" | ✅ |
Kópia na seba - kliknite na Pridať BCC (alebo Pridať CC), zadajte vlastnú adresu a dostanete kópiu odoslanej faktúry do svojej schránky. Pri ručnom odoslaní faktúry sa kópie zo šablón nepredvypĺňajú, preto ich zadávate pri každom odoslaní.
Kliknite Odoslať. Monivio:
- Vygeneruje PDF faktúry (ak už nie je v cache)
- Odošle email cez Monivio, alebo cez váš SMTP server, ak ho máte nastavený
- Uloží záznam do Histórie v detaile faktúry
- Zmení status na Odoslaná
Manuálne označenie ako odoslaná
Ak ste klientovi faktúru poslali mimo Monivio (cez vlastný Gmail, vytlačili a poslali poštou, alebo doniesli osobne), môžete v aplikácii len zaznamenať, že faktúra už odišla - bez toho, aby Monivio znova posielal email.
V akčnom paneli kliknite na Označiť ako odoslanú. Akcia sa zobrazí iba ak má faktúra status Pripravená (nie už Odoslaná alebo Uhradená).
Otvorí sa malý dialóg s predvyplneným emailom príjemcu (z kontaktu klienta). Email môžete upraviť - uloží sa do histórie ako adresa, na ktorú bola faktúra odoslaná.
Po kliknutí Označiť ako odoslanú sa stav zmení na Odoslaná. Do histórie sa zapíše dnešný dátum, vaše meno a adresa príjemcu.
Bez emailu znamená bez sledovania otvorenia. Monivio nevie, kedy klient mail otvoril, lebo ho neposlalo. Ak potrebujete vedieť, či klient mail otvoril, posielajte priamo cez Monivio.
Sledovanie otvorenia emailu
Pri odoslaní cez Monivio sa otvorenie emailu sleduje. Keď ho klient prvýkrát otvorí, v záložke História v detaile faktúry pribudne záznam Otvorené klientom. Stav faktúry sa nemení.
Niektorí email klienti (Outlook s firemnými bezpečnostnými pravidlami, Gmail s blokovaním obrázkov) sledovanie otvorenia blokujú. V takom prípade sa otvorenie nezaznamená, aj keď klient email v skutočnosti otvoril.
Upomienky po splatnosti
Ak klient nezaplatí v termíne, v detaile faktúry sa zobrazí červený banner po splatnosti s tlačidlom Odoslať upomienku. Funguje rovnako ako bežné odoslanie, ale použije šablónu upomienky - tón je dôraznejší a v predmete je prefix Upomienka. Pri upomienke dialóg nemá voľbu Označiť faktúru ako odoslanú, lebo upomienka stav faktúry nemení. Polia CC a BCC sa predvyplnia kópiami, ktoré máte nastavené v šablóne upomienky.
Automatické upomienky sa posielajú samy o 8:00 v dňoch pred splatnosťou alebo po nej, ktoré si nastavíte v šablóne. Postup je v článku Email šablóny a automatické upomienky.
Čo ďalej?
- Logo a pečiatka - aby PDF faktúry vyzerali profesionálne
- Nastavenie notifikácií - automatické upomienky a oznámenia
- Kópia faktúry - rýchle vystavenie opakovaných faktúr