Predpoklady
- Máte vytvorenú organizáciu
- (Voliteľne) Máte dodávateľa v Kontaktoch. Ak nie, môžete ho vytvoriť rovno pri pridaní nákladu.
Krok 1: Otvorenie sekcie Náklady
V ľavom menu kliknite Nákup → Náklady (ak ste Náklady odopli z menu, sú v Nákup → Ďalšie → Náklady). Zobrazí sa zoznam nákladov.
Krok 2: Kliknite Pridať náklad
V pravom hornom rohu kliknite + Pridať náklad. Otvorí sa formulár.
Ak máte fyzický bloček alebo faktúru od dodávateľa, zvážte radšej AI skenovanie bločka - systém vyplní polia automaticky.
Krok 3: Základné údaje
| Pole | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Dátum vystavenia | Áno | Kedy dodávateľ doklad vystavil |
| Dátum dodania | Áno | Kedy bol tovar alebo služba dodaná; rozhoduje o účtovnom období |
| Dátum splatnosti | Nie | Do kedy je nutné zaplatiť |
| Dátum prijatia | Nie | Kedy ste doklad fyzicky prijali |
| Dodávateľ | Nie | Z kontaktov alebo rovno vytvoriť nový |
| Číslo dokladu | Nie | Číslo faktúry alebo bločka |
| Variabilný symbol | Nie | Variabilný symbol platby z dokladu |
| Kategória | Áno | Na účely rozlíšenia (kancelárske, cestovné, materiál...) |
| Popis | Áno | Čo ste nakúpili |
| Tagy | Nie | Vaše vlastné nálepky, napríklad projekt |
| Interné poznámky | Nie | Poznámky viditeľné len pre vás |
Krok 4: Sumy a DPH
Pre neplatiteľov DPH:
- Zadajte len celkovú sumu - to, čo ste zaplatili.
Pre platiteľov DPH:
- Základ DPH - suma bez DPH
- Sadzba DPH - ponúknu sa sadzby platné k dátumu dodania dokladu, napríklad 23 %, 19 %, 5 %, 0 %; pri doklade z roku 2024 20 %, 10 %, 5 %, 0 %
- DPH - vypočíta sa automaticky
- Celková suma - základ + DPH
Pri viacerých sadzbách DPH (napr. tovar s 23 % a služby s 5 % na jednom doklade) rozdeľte sumu na viac riadkov tlačidlom Pridať sadzbu. Sumy viete zadať aj po Položkách (popis, množstvo, jednotková cena, DPH) namiesto režimu Manuálne; ak sa súčet položiek líši od uloženej sumy dokladu, Monivio na to upozorní a uložením sa suma nákladu prepíše na súčet položiek.
Skontrolujte DPH sumu - nie vždy je na doklade presne základ × sadzba (môže byť zaokrúhľovanie na halier). Zadajte presne to, čo je na doklade - pri kontrolnom výkaze DPH je to dôležité.
Krok 5: Priloženie dokladu (voliteľné)
V sekcii Prílohy pretiahnite súbor do dropzone alebo kliknite na ňu a nahrajte PDF alebo obrázok (fotku bločka / skeny faktúry). Súbor sa uloží pri náklade a bude dostupný v exportoch.
Zákon o účtovníctve vyžaduje uchovávanie dokladov 10 rokov. Ak doklady fotite priamo z mobilu, aj fyzický originál môžete časom vyhodiť (ak vám ho firma / účtovník schváli).
Krok 6: Označenie úhrady
Formulár nákladu neobsahuje pole „spôsob platby“ - či je náklad zaplatený, sa eviduje až na jeho detaile. Sú dve cesty:
- Automaticky - keď sa výdavok z bankového účtu spáruje s nákladom, Monivio ho označí ako zaplatený aj s dátumom úhrady (pozri Párovanie platieb z banky)
- Ručne - na detaile nákladu kliknite na Označiť ako zaplatené; rovnakým tlačidlom sa dá označenie aj vrátiť. Keď ste platili hotovosťou z firemnej pokladnice, vyberte ju a výdavkový doklad v pokladnici vznikne sám (Úhrada nákladu z pokladnice)
Krok 7: Uloženie
Kliknite Uložiť. Náklad sa objaví v zozname. Ak máte v Monivio bankové transakcie, systém sa pokúsi náklad automaticky spárovať s odchádzajúcou platbou z účtu - a po potvrdení ho označí ako zaplatený.
Zobrazenie v reporte
Náklady sa automaticky zarátavajú do:
- Dashboard - mesačné náklady (graf)
- Reporty → Zoznam nákladov - export všetkých výdavkov za zvolené obdobie
- Reporty → Podľa kategórií - ako sú rozložené vaše výdavky a príjmy
- Export pre účtovníka - mesačný XLSX so všetkými nákladmi
Náklady v cudzej mene bez kurzu
Náklad v cudzej mene, ktorý nemá uložený kurz, sa nezapočíta do súčtov nad zoznamom. Nad zoznamom sa objaví upozornenie N nákladov bez kurzu nie je v súčte a odkaz Zobraziť náklady, ktorý zoznam zúži len na ne.
Čo ďalej?
- AI skenovanie bločka - ušetrite čas pri fyzických dokladoch
- Export reportu do Excelu / PDF - mesačný podklad pre účtovníka