Štyri roly
Každý člen organizácie má práve jednu rolu. Rolu vyberáte už pri pozvánke (Pozvanie kolegov) a kedykoľvek ju viete zmeniť.
| Rola | Komu ju dať | Čo smie |
|---|---|---|
| Admin | majiteľ, konateľ | nastavenia organizácie, správa členov, fakturácia a predplatné, API a webhooky - plus všetko ostatné |
| Účtovník | externá účtovníčka, finančný manažér | doklady, náklady, kontakty, cenník a sklad, financie a platby, bankové účty, výkazy DPH, e-mailové šablóny a nastavenia účtovného exportu - bez správy členov, predplatného a API |
| Backoffice | asistentka, obchodník | doklady, kontakty, náklady, cenník a sklad, zápisy do pokladnice - bez bankových účtov a transakcií, bez mazania |
| Pozorovateľ | spoločník, kontrolór | iba prezeranie; nemôže vytvárať ani upravovať |
Rozdiel medzi Účtovníkom a Backoffice je prístup k banke a mazanie: backoffice vystaví faktúru, zapíše náklad a zapisuje príjmy a výdaje do pokladnice, ale nedostane sa k bankovým účtom a transakciám a pohyby v pokladnici nezmaže.
Čo uvidí člen bez potrebnej roly
Menu ostáva pre všetky roly rovnaké. Sekcie, ktoré sú pre rolu zatvorené ako celok, označí zámok. Týka sa to napríklad Členov, Predplatného, API kľúčov, Webhookov, Transakcií, Bankových účtov a DPH. Keď na zámok umiestnite kurzor, zobrazí sa „Vyžaduje rolu“ a názov najnižšej roly, ktorá sekciu otvorí.
Riadok so zámkom ostáva odkazom. Po kliknutí sa namiesto stránky ukáže vysvetlenie:
- nadpis Táto sekcia vyžaduje rolu a názov potrebnej roly,
- text, akú rolu máte vo firme vy, a výzva požiadať o zmenu roly správcu firmy,
- tlačidlo Späť na prehľad.
Menu zostáva na obrazovke, takže sa viete vrátiť inam. Údaje sekcie sa pritom nenačítajú. Prístup vám môže dať len správca firmy zmenou roly, ako popisuje kapitola Zmena roly nižšie.
Kde členov spravujete
Otvorte Nastavenia → Členovia. V tabuľke vidíte meno, email, rolu a stav každého člena. Vlastník organizácie má pri sebe označenie vlastník, vy sami vy.
Zmena roly
V menu člena zvoľte Zmeniť rolu a vyberte novú. Monivio vás upozorní, ak zmena znamená zúženie prístupu - napríklad keď z účtovníka robíte pozorovateľa.
Zmena platí okamžite - člen ju uvidí pri ďalšom načítaní stránky.
Dočasné odobratie prístupu
Ak má člen prestať mať prístup, no jeho dáta a história majú zostať, použite Deaktivovať. Člen sa nebude môcť prihlásiť, no všetko, čo vytvoril, ostáva zachované. Kedykoľvek ho viete Aktivovať späť aj s pôvodnou rolou.
Trvalé odstránenie je akcia Odstrániť.
Do limitu členov vášho plánu sa rátajú aktívni členovia aj neprijaté pozvánky - deaktivovaný člen nie. Ak vám teda aplikácia pri pozývaní hlási vyčerpaný počet miest, pozrite sa aj na čakajúce pozvánky, prípadne prejdite na vyšší plán (Zmena tieru predplatného).
Na čo si dať pozor
- Admin má prístup k fakturácii aj k API kľúčom - dávajte ho len ľuďom, ktorí majú spravovať celú organizáciu.
- Externej účtovníčke zvyčajne stačí rola Účtovník; nepotrebuje vidieť predplatné ani API.
- Ak niekto potrebuje len nahliadať do čísel (spoločník, poradca), rola Pozorovateľ je bezpečnejšia než dočasné zdieľanie prihlásenia.
- Menu položky vidí každý člen. Tie, ktoré jeho rola neotvorí, majú zámok a po kliknutí vysvetlenie, akú rolu potrebuje - nezľaknite sa, že „vidí všetko".
Čo ďalej?
- Pozvanie kolegov - ako člena pridať a čo mu príde do mailu
- Zmena tieru predplatného - počet členov závisí od plánu
- Zmena hesla a dvojfaktorové overenie - zabezpečenie účtov s vysokými oprávneniami