Kde to v Monivio nájdete: v Nastavenia → Epoštár si viete vybrať epoštára a nastaviť, ako dlho má faktúra po vystavení čakať a čo sa má diať s prijatými faktúrami. Funguje aj kontrola: keď uložíte faktúru alebo dobropis firme so slovenským DIČ, Monivio z nej hneď pripraví e-faktúru a skontroluje ju podľa pravidiel Peppolu. Chyby uvidíte v detaile faktúry a hotové XML si stiahnete v záložke Prílohy. Odosielanie aj prijímanie cez Peppol už funguje - keď máte napojeného epoštára, faktúry odchádzajú samy podľa nastaveného čakania.
Ako to prebieha
- Vystavíte faktúru ako doteraz.
- Monivio z nej pripraví dátovú podobu a hneď ju skontroluje. Ak niečo chýba - napríklad odberateľovo IČO - dozviete sa to okamžite, nie o dva dni.
- Faktúra počká podľa nastaveného odkladu.
- Po uplynutí odkladu ju Monivio odovzdá vášmu epoštárovi.
- Epoštár ju doručí odberateľovi a ohlási údaje Finančnej správe.
Kontrola hneď pri uložení
E-faktúra sa kontroluje rovnakými pravidlami, aké používa epoštár. Ak by ju odmietol, v detaile faktúry sa zobrazí červené upozornenie so zoznamom chýb. Pri každej je kód údaja, ktorého sa týka (napríklad BT-49 je adresa odberateľa v Peppole), a čo treba opraviť. Najčastejšie ide o:
| Upozornenie | Čo s tým |
|---|---|
| Odberateľ nemá adresu v Peppole | Doplňte DIČ odberateľa v kontakte |
| Vaša firma nemá adresu v Peppole | Doplňte DIČ v nastaveniach firmy |
| Položka so sadzbou 0 % potrebuje dôvod | Zapnite prenesenie daňovej povinnosti alebo vyberte dôvod oslobodenia |
| Suma v e-faktúre sa nezhoduje so sumou dokladu | Skontrolujte sadzby DPH na položkách, pri prenesení daňovej povinnosti musia mať všetky 0 % |
Po oprave faktúru uložte a kontrola prebehne znova. E-faktúra sa pripravuje len pre faktúry a dobropisy firmám so slovenským DIČ. Súkromným osobám a zahraničným odberateľom sa neposiela.
Odklad pred odoslaním
Nájdete ho v Nastavenia → Epoštár. Predvolené sú dva dni.
| Voľba | Kedy sa hodí |
|---|---|
| Okamžite po vystavení | Faktúry kontrolujete pred uložením a chcete ich mať z krku |
| 1 hodina až 5 dní | Chcete si nechať čas na kontrolu; dva dni sú rozumný priemer |
| Iba manuálne | Každú faktúru chcete odoslať vlastným kliknutím |
Odklad nie je odkladanie povinnosti. Zákon dáva na vystavenie faktúry 15 dní od dodania a Monivio túto lehotu stráži: aj s dlhým odkladom odošle faktúru najneskôr posledný deň lehoty.
Prečo sa odovzdaná faktúra nedá upraviť
V okamihu odovzdania je faktúra v schránke odberateľa a jej údaje sú ohlásené Finančnej správe. Zmeniť ju spätne by znamenalo, že dve strany a štát majú tri rôzne verzie toho istého dokladu.
Preto Monivio faktúru po odovzdaní zamkne. Naďalej k nej viete priradiť platbu, pridať poznámku, tagy či prílohu a poslať ju e-mailom - len obsah samotného dokladu sa už nezmení.
Ak treba niečo opraviť, vystavíte dobropis. Ide cez Peppol rovnako ako faktúra a odkazuje na pôvodný doklad, takže odberateľ aj Finančná správa vidia súvislosť.
Keď odberateľ epoštára nemá
Faktúru aj tak odovzdáte a povinnosť voči Finančnej správe si tým splníte. Odberateľovi potom pošlete PDF ako doteraz. Toto správanie sa dá vypnúť v nastaveniach, ale odporúčame ho nechať zapnuté - bez neho by ste museli ohlásenie riešiť inak.
Faktúru viete odovzdať aj skôr, než uplynie odklad - akciou priamo v zozname faktúr alebo v detaile faktúry.