Musí sa klient niekam registrovať, aby ponuku schválil?

Nie. Verejný odkaz otvorí ponuku bez prihlásenia a klient klikne na Schváliť alebo Zamietnuť. Rozhodnutie sa vám hneď prepíše do stavu ponuky.

Čo sa stane, keď klient neodpovie do konca platnosti?

Ponuka sa v noci automaticky prepne do stavu Expirovaná. Expirovanú ponuku už nie je možné schváliť — ak sa klient ozve neskôr, ponuku duplikujte a pošlite znova s novou platnosťou.

Aká je predvolená platnosť ponuky a kde ju zmením?

Formulár predvyplní 30 dní. Hodnotu prepíšete priamo v poli Platnosť (dní) — pod poľom hneď vidíte konkrétny dátum, do ktorého je ponuka platná.

Je cenová ponuka daňový doklad?

Nie. Ponuka nemá dátum zdaniteľného plnenia a nevstupuje do DPH priznania, hoci sumy vrátane DPH na nej vidíte. Daňovým dokladom je až faktúra, ktorú z ponuky vystavíte.

Môžem rozhodnutie klienta zaznamenať sám?

Áno. Na detaile ponuky je sekcia Rozhodnutie klienta s akciami Označiť ako schválenú a Označiť ako zamietnutú. Pri zamietnutí môžete uviesť dôvod.

Prenesú sa do faktúry aj poznámky a zľavy z ponuky?

Do nadväzujúceho dokladu sa prenesie klient, položky aj sumy. V dialógu Vystaviť faktúru upravíte dátumy a číselnú radu, zvyšné údaje viete doladiť na vzniknutej faktúre.

Viem zo schválenej ponuky vystaviť najprv zálohovú faktúru?

Áno. Pri schválenej ponuke je okrem Vystaviť faktúru aj tlačidlo Vystaviť zálohovú faktúru — hodí sa, keď pred začiatkom práce žiadate zálohu.

Dá sa ponuka po odoslaní upraviť?

Áno, akciou Upraviť — vytvorí sa nová verzia ponuky. Ak už klient videl pôvodné znenie, pošlite mu ponuku ešte raz, aby mal aktuálne PDF.

Cenová ponuka od vystavenia po schválenie klientom

Predpoklady

Máte vyplnené fakturačné údaje organizácie (návod)
Klienta máte v Kontaktoch, alebo ho vytvoríte priamo pri vystavovaní (návod)

Krok 1: Nová cenová ponuka

V ľavom menu otvorte Doklady → Ponuky. Zoznam funguje rovnako ako faktúry — má filtre, štatistiky aj vyhľadávanie. Vpravo hore kliknite na Nová cenová ponuka.

Zoznam cenových ponúk s tlačidlom Nová cenová ponuka — Ponuky majú vlastný zoznam aj vlastnú číselnú radu, oddelene od faktúr.

Krok 2: Vyplňte ponuku a nastavte platnosť

Formulár je rovnaký ako pri faktúre — klient, položky, poznámky, živý náhľad PDF. Navyše má pole Platnosť (dní): pod ním sa hneď zobrazí, do ktorého dňa je ponuka platná.

Formulár cenovej ponuky so zvýrazneným poľom Platnosť (dní) — Platnosť sa počíta od dátumu vystavenia — pod poľom vidíte konkrétny dátum.

Cenová ponuka nie je daňový doklad — nemá DUZP a nevstupuje do DPH priznania. Slúži len na odsúhlasenie rozsahu a ceny.

Ponuku uložíte tlačidlom v hornej lište. Dostane číslo z číselnej rady ponúk a stav Pripravená.

Krok 3: Pošlite ponuku klientovi

Na detaile ponuky je v sekcii Odoslanie akcia Odoslať emailom — otvorí sa rovnaký email composer ako pri faktúre (príjemca, kópia, predmet, text) a k emailu sa priloží PDF. Po odoslaní prejde ponuka do stavu Odoslaná.

Ak chcete ponuku poslať vlastnou cestou (chat, iný mailbox), použite akciu Verejný odkaz alebo Skopírovať odkaz.

Panel akcií cenovej ponuky so sekciou Rozhodnutie klienta — Pod odoslaním je sekcia Rozhodnutie klienta — schválenie alebo zamietnutie viete zaznamenať aj ručne.

Krok 4: Klient rozhodne priamo v prehliadači

Na verejnej stránke ponuky vidí klient doklad aj panel Vaše rozhodnutie s dvoma tlačidlami:

Schváliť — potvrdí dialóg a ponuka sa vám okamžite prepne do stavu Schválená
Zamietnuť — môže pripojiť dôvod, ktorý sa uloží k ponuke

Klient sa nikam neprihlasuje, stačí mu odkaz.

Verejná stránka cenovej ponuky s tlačidlami Schváliť a Zamietnuť — Takto vidí ponuku klient — rozhodnutie spraví jedným klikom, bez registrácie.

Ak vám klient odpovie telefonicky alebo mailom, zaznamenajte rozhodnutie sami: na detaile ponuky v sekcii Rozhodnutie klienta kliknite na Označiť ako schválenú alebo Označiť ako zamietnutú.

Krok 5: Zo schválenej ponuky vystavte faktúru

Pri schválenej ponuke sa v hornej časti panela objavia tlačidlá na nadväzujúce doklady — Vystaviť faktúru a Vystaviť zálohovú faktúru.

Detail schválenej cenovej ponuky s tlačidlami na vystavenie faktúry — Schválená ponuka ponúka priamo nadväzujúce doklady — netreba nič prepisovať.

Otvorí sa dialóg Vystaviť faktúru, kde skontrolujete dátum vystavenia, dátum dodania, splatnosť a číselnú radu. Položky, klient aj sumy sa prenesú z ponuky.

Dialóg vystavenia faktúry z cenovej ponuky s dátumami a číselnou radou — Skontrolujete dátumy a radu — zvyšok sa prenesie z ponuky.

Po potvrdení vznikne faktúra prepojená s ponukou. Prepojenie vidíte na oboch dokladoch v sekcii Súvisiace doklady.

Čo sa stane po uplynutí platnosti

Ponuky, ktoré do dátumu Platná do neboli schválené ani zamietnuté, sa každú noc automaticky prepnú do stavu Expirovaná. Nemusíte ich strážiť ručne — a v zozname si ich viete kedykoľvek vyfiltrovať.

Expirovaná ponuka sa nedá schváliť. Ak sa klient ozve neskoro, ponuku duplikujte (akcia Duplikovať) — vznikne nová ponuka s novým číslom a novou platnosťou.

Čo ďalej?

Zálohová faktúra a jej zúčtovanie — keď pred prácou žiadate zálohu
Ako vystaviť prvú faktúru — detailne k formuláru dokladu
Nastavenie číslovania faktúr — vlastný formát čísel aj pre rad ponúk