Faktúra odišla a o dve hodiny príde správa: „Nemali sme dohodnuté 1 200, ale 1 000, nie?" Prvý inštinkt je otvoriť doklad, prepísať sumu a poslať znova. To je jediná vec, ktorú robiť nemôžeš.
Som Jana, zakladateľka Monivio. Nasleduje rozdelenie troch situácií, ktoré vyzerajú rovnako a riešia sa úplne inak.
Prvá otázka: opustil už doklad tvoju firmu?
Nie — nemá ho klient, nemá ho účtovníčka, nie je zaúčtovaný. Vtedy je to ešte tvoj interný dokument. Opravíš ho alebo zrušíš.
Áno — odišiel alebo je zaúčtovaný. Vtedy je to daňový doklad, ktorý existuje aj mimo teba. Opravuje sa novým dokladom, nie prepísaním pôvodného.
Dôvod je jednoduchý: doklad, ktorý sa dá spätne zmeniť, nie je dôkaz o ničom. Presne preto sú faktúry nemenné a archivujú sa desať rokov.
Tri situácie, tri riešenia
Chyba pred odoslaním → oprava dokladu. Zlé IČO, preklep v položke, zabudnutá zľava. V Monivio sa úpravou vytvorí nová verzia a pôvodná zostane v histórii.
Doklad nemal vzniknúť → zrušenie. Objednávka padla, faktúra vznikla dvakrát. Doklad prejde do stavu zrušený a číslo mu zostane — preskočené číslo v rade vyzerá pri kontrole horšie než zrušený doklad s dôvodom.
Doklad je vonku a mení sa suma → dobropis. Reklamácia, dodatočná zľava, vrátený tovar, chybné množstvo. Vystavíš samostatný daňový doklad so zápornými sumami, ktorý sa odvoláva na pôvodnú faktúru.
Čo musí dobropis obsahovať
Odkaz na pôvodnú faktúru. Bez neho je to len zvláštna faktúra so zápornými číslami.
Dôvod opravy. Konkrétne a ľudsky — čítať to bude aj účtovníčka o osem mesiacov.
Len dotknuté položky. Ak klient reklamoval jednu z desiatich, dobropis obsahuje tú jednu. Celú faktúru rušiť netreba.
Vlastné číslovanie. Dobropisy majú samostatnú číselnú radu, takže sa nemiešajú medzi faktúry.
Nemennú pôvodnú faktúru. Vrátane stavu a evidovaných platieb. Pôvodný doklad hovorí, čo sa stalo v januári; dobropis hovorí, čo sa stalo vo februári.
Keď klientovi peniaze naozaj vrátiš, zaeviduješ to na dobropise ako platbu.
DPH a dátumy
Ak si platiteľ DPH, dobropisom sa mení základ dane aj daň: to, čo si odviedol navyše, si vysporiadaš, klient si o to isté zníži odpočet.
Kľúčové je obdobie, do ktorého oprava patrí — nepatrí spätne do mesiaca pôvodnej faktúry, ale rieši sa podľa pravidiel pre opravu základu dane. Tu neimprovizuj, obzvlášť ak oprava prechádza cez koniec roka alebo cez zmenu sadzby.
Bez ohľadu na detaily platí: dobropis nemá dátum pôvodnej faktúry. Vystavuje sa dňom, keď oprava vznikla.
Štyri chyby, ktoré vidím najčastejšie
Prepísané PDF poslané znova. V účtovníctve klienta ostáva pôvodná faktúra — v obehu tak budú dva rôzne doklady s rovnakým číslom.
Zmazaná faktúra. Vypadnuté číslo z rady je pri kontrole prvá otázka.
Rozdiel „vyrovnaný na budúcej faktúre". Bez opravného dokladu sú nesprávne obe faktúry.
Dobropis namiesto zľavy. Ak o zľave vieš pri fakturácii, patrí do faktúry ako riadok.
Ako to prebieha v Monivio
Na detaile faktúry klikneš na Vystaviť dobropis, odškrtneš dotknuté položky a napíšeš dôvod. Sumy aj DPH sa prepočítajú len z vybraných riadkov, číslo sa doplní z rady pre dobropisy a oba doklady si na seba ukážu v sekcii Súvisiace doklady. Postup s obrázkami je v návode.
Faktúru, ktorá ešte neodišla, jednoducho upravíš — vznikne nová verzia a staršie nájdeš na záložke História. Nič sa neprepisuje potichu.
Real talk
Nie som daňová poradkyňa a toto nie je daňové poradenstvo — pri opravách cez koniec roka, pri faktúrach do zahraničia a pri dobropisoch k zálohovým faktúram sa spýtaj účtovníčky skôr, než doklad vystavíš.
Podstatné je toto: oprava faktúry nie je problém, pokiaľ vznikne nový doklad. Problém vzniká vtedy, keď sa niečo opraví potichu. Kontrola nehľadá firmy, ktoré sa nikdy nepomýlili — hľadá firmy, ktorým doklady nesedia navzájom.
V Monivio vystavíš dobropis z faktúry na dve kliknutia — aj čiastočný, aj s vlastným číslovaním. Vyskúšaj 14 dní zadarmo, bez kreditnej karty.
Napísala Jana, zakladateľka Monivio. Môj prvý dobropis vznikol tak, že som ten istý mesiac vyfakturovala dvakrát. Odvtedy pred odoslaním kontrolujem zoznam vystavených faktúr.