Klient povie: "Pošli mi zálohovú faktúru na polovicu, zvyšok doplatím po odovzdaní." Ty pošleš doklad, klient zaplatí, ty urobíš prácu - a keď to na konci roka pošleš účtovníčke, dozvieš sa, že zálohová faktúra nie je daňový doklad a že ti k prijatej platbe chýba faktúra. A že tá suma na konečnej faktúre je zle, lebo zálohu si neodpočítal.
Som Jana, zakladateľka Monivio. Toto je jedna z mála vecí v backoffice, ktorú si ľudia nedomyslia - nie preto, že by boli leniví, ale preto, že o proforme si každý myslí, že je to "obyčajná faktúra, len skôr". Nie je. Tento článok je pre teba, ak fakturuješ zálohy alebo o tom uvažuješ - a chceš to mať správne skôr, ako ti to niekto vytkne.
Čo je zálohová faktúra (a čo NIE je)
Zálohová faktúra je výzva na úhradu vopred. Hovorí klientovi: toto je suma, toto je účet, toto je variabilný symbol, zaplať a ja začnem robiť.
A tu je celý zádrhel: nie je to daňový doklad.
Čo z toho vyplýva prakticky:
Nezaraďuje sa do účtovníctva ako pohľadávka a výnos.
Neuvádza sa v daňovom priznaní k DPH ani v kontrolnom výkaze.
Klient si z nej nemôže odpočítať DPH - aj keby chcel a aj keby na nej DPH bola rozpísaná.
Nemá zákonom stanovené povinné náležitosti, na rozdiel od riadnej faktúry.
V čom sa líši od proformy? (Skoro v ničom - a to je pointa)
Toto je najčastejšia otázka a odpoveď sklame: v slovenskej praxi je to to isté. "Zálohová faktúra", "proforma faktúra", "preddavková faktúra" a "predfaktúra" sú štyri názvy pre jeden a ten istý doklad - nezáväznú výzvu na platbu vopred.
Rozdiel je len v tom, kde sa ktoré slovo udomácnilo:
Proforma faktúra - častejšie v zahraničnom obchode a pri objednávkach. Býva to "predbežná faktúra": takto by faktúra vyzerala, keby si objednal.
Zálohová (preddavková) faktúra - častejšie pri dohodnutej zákazke, keď si pýtaš časť sumy vopred.
Ani jedna nie je daňový doklad. Takže ak niekto tvrdí, že "proforma je nezáväzná, ale zálohová faktúra už je faktúra" - nie je to tak.
Skutočný rozdiel, ktorý treba poznať, je iný: rozdiel medzi zálohovou faktúrou a faktúrou k prijatej platbe. To druhé je daňový doklad a týka sa ťa, ak si platiteľ DPH. Poďme na to.
Ak si platiteľ DPH: prijatá záloha spúšťa daňovú povinnosť
Toto je časť, ktorú väčšina ľudí objaví neskoro.
Ak si platiteľ DPH a klient ti uhradí zálohu pred dodaním tovaru alebo služby, daňová povinnosť ti vzniká dňom prijatia platby - teda dňom, keď peniaze prídu na účet. Nie dňom dodania, nie dňom vystavenia konečnej faktúry.
Čo musíš urobiť:
1. Sleduj, kedy platba reálne prišla.
Rozhodujúci je dátum pripísania na účet, nie dátum splatnosti zálohovej faktúry.
2. Do 15 dní vystav faktúru k prijatej platbe.
Toto je už riadny daňový doklad so všetkými náležitosťami. Dátum dodania na nej = dátum prijatia platby. Rozpisuje sa na nej základ dane a DPH z prijatej sumy.
3. Túto faktúru uveď v priznaní a kontrolnom výkaze.
Zálohovú faktúru nie. Tá zostáva len pracovným dokladom.
Ak nie si platiteľ DPH, máš to jednoduchšie: DPH neriešiš vôbec. Zálohová faktúra je pre teba čisto prevádzkový nástroj - pošleš ju, klient zaplatí, ty po dodaní vystavíš riadnu faktúru na celú sumu a odpočítaš prijatú zálohu. Príjem zdaňuješ podľa toho, kedy peniaze prišli.Kedy má zmysel žiadať zálohu
Nie je to nedôvera. Je to bežná obchodná prax a väčšina klientov s ňou počíta - problém býva len v tom, že sa o nej nehovorí dopredu.
Nový klient, s ktorým si ešte nerobil.
Prvá spolupráca je najrizikovejšia. 30-50 % vopred je štandard, ktorý nikoho neurazí.
Veľká zákazka s dlhým dodaním.
Ak robíš tri mesiace a fakturuješ až na konci, financuješ klienta zo svojho. To je pôžička, ktorú si mu neposkytol vedome.
Nakupuješ materiál alebo licencie vopred.
Tu je záloha úplne prirodzená: "Materiál stojí 1 200 €, potrebujem ho objednať pred začiatkom."
Klient, ktorý minule platil s mesačným sklzom.
Nemusíš mu nič vyčítať. Stačí zmeniť podmienky: polovica vopred.
Kde záloha nedáva zmysel: pri malých sumách a pravidelných mesačných službách. Administratíva okolo nej je väčšia než riziko.
Dohodni si zálohu v objednávke alebo zmluve, nie až v momente fakturácie. "Zaplatíš 50 % vopred" je ťažké povedať až týždeň po tom, čo si sľúbil, že sa do toho pustíš.
Čo má zálohová faktúra obsahovať
Zákon jej náležitosti nepredpisuje - ale to neznamená, že môže vyzerať akokoľvek. Toto je praktické minimum:
Jasné označenie
"Zálohová faktúra" alebo "Proforma faktúra" a k tomu veta: "Tento doklad nie je daňový doklad." Bez tejto vety ju účtovníčka na druhej strane zaúčtuje ako faktúru a vznikne zbytočný zmätok.
Vlastné číslovanie
Zálohové faktúry majú mať samostatnú číselnú radu (napr. ZF2026001), oddelenú od ostrých faktúr. Ak ich miešaš do jednej rady, vzniknú ti diery v číslovaní ostrých faktúr - a to je presne to, čo pri kontrole vysvetľuješ ty.
Údaje oboch strán
Rovnaké ako na faktúre: obchodné meno, sídlo, IČO, DIČ, prípadne IČ DPH.
Popis a suma
Za čo záloha je a koľko. Ak je to percento z celkovej ceny, uveď to: "Záloha 50 % zo zákazky Redizajn webu (celková cena 3 690 € s DPH)."
Platobné údaje
IBAN, variabilný symbol (číslo zálohovej faktúry) a dokedy má byť uhradená.
Poznámka o ďalšom postupe
"Po prijatí platby vystavíme faktúru k prijatej platbe. Záloha bude odpočítaná z konečnej faktúry." Klient tak vie, čo príde ďalej, a nepýta sa.
Čo tam naopak nedávaj: dátum dodania (ešte si nič nedodal) a rozpis DPH prezentovaný ako na daňovom doklade. Sumu s DPH uveď, aby klient vedel, koľko poslať - ale doklad musí byť jednoznačne označený ako nedaňový.
Ako sa záloha zúčtuje: príklad s číslami
Zákazka: redizajn webu za 3 000 € bez DPH. Si platiteľ DPH, sadzba 23 %.
Krok 1 - Zálohová faktúra
Dohodli ste 50 % vopred. Vystavíš zálohovú faktúru na 1 845 € (základ 1 500 € + DPH 345 €). Nič neúčtuješ, nikde ju neuvádzaš.
Krok 2 - Klient zaplatí
Krok 3 - Faktúra k prijatej platbe
Do 15 dní vystavíš daňový doklad na prijatých 1 845 € (základ 1 500 €, DPH 345 €), s dátumom dodania 12. 8. Táto faktúra ide do priznania a kontrolného výkazu za august.
Krok 4 - Dodáš prácu a vystavíš konečnú faktúru
Konečná faktúra je na celú zákazku, nie na doplatok:
Základ dane 3 000 €, DPH 690 €, spolu 3 690 €.
Mínus prijatá záloha 1 845 € (s odkazom na číslo zálohovej faktúry a faktúry k prijatej platbe).
Zostáva na úhradu: 1 845 €.
Kľúčové je, že konečná faktúra ukazuje celú hodnotu zákazky a zálohu z nej odpočíta. Nie je to faktúra "na druhú polovicu" - je to faktúra na celok, z ktorého už časť prišla.
5 chýb, ktoré vidím najčastejšie
Chyba #1: Zálohová faktúra sa zaúčtuje ako riadna faktúra
Vznikne dvojitý výnos: raz zo zálohovej, raz z konečnej. Pri DPH to znamená odvedenú daň navyše.
Riešenie:
Doklad viditeľne označ ako nedaňový a drž ho v samostatnej číselnej rade. Účtovníčka ho potom nemá ako pomýliť.
Chyba #2: Miešanie do jednej číselnej rady s faktúrami
Faktúry 001, 002, potom zálohovka 003, potom faktúra 004 - a už nikdy nevysvetlíš, prečo v rade ostrých faktúr chýba trojka.
Riešenie:
Samostatný prefix pre zálohové faktúry. Nastavíš to raz, na začiatku roka.
Chyba #3: Chýbajúca faktúra k prijatej platbe (platitelia DPH)
Peniaze prišli, daňová povinnosť vznikla, doklad nie je. Zistí sa to typicky pri kontrole alebo pri ročnej uzávierke - vtedy sa to opravuje najhoršie.
Riešenie:
Kontroluj prijaté platby aspoň raz týždenne a k zálohám vystavuj daňový doklad hneď, nie "keď na to bude čas".
Chyba #4: Záloha sa neodpočíta z konečnej faktúry
Klient dostane faktúru na plnú sumu, hoci polovicu už zaplatil. Buď zaplatí dvakrát (a ty mu to vraciaš), alebo - častejšie - nezaplatí nič a čaká, kým to opravíš. Tvoj cash flow medzitým stojí.
Riešenie:
Na konečnej faktúre uveď odpočet zálohy ako samostatný riadok s odkazom na číslo zálohovej faktúry. Klient tak vidí celú logiku a nemá čo reklamovať.
Chyba #5: Neuhradené zálohovky žijú večne
Vystavíš päť zálohových faktúr, tri sa zaplatia a dve nie. Po pol roku nevieš, ktoré zákazky vlastne bežia.
Riešenie:
Daj zálohovej faktúre platnosť (napr. 14 dní) a maj jedno miesto, kde vidíš, ktoré sú uhradené a ktoré nie. Neuhradená zálohovka je signál, že zákazka reálne nezačala - a ty to máš vedieť skôr, než si na nej odpracuješ týždeň.
Čo keď zákazka padne po zaplatení zálohy?
Stáva sa. Postup závisí od dohody:
Zálohu vraciaš celú.
Ak si platiteľ DPH a už si vystavil faktúru k prijatej platbe, k vráteniu sumy patrí opravný doklad (dobropis). Bez neho ti v priznaní zostane odvedená DPH z platby, ktorú si vrátil.
Zálohu si necháš ako storno poplatok.
Toto musí byť dohodnuté vopred - v zmluve alebo objednávke. Inak je to sporné a klient má dôvod pýtať peniaze späť.
Zákazka sa presúva na neskôr.
Záloha zostáva a zúčtuje sa pri novom termíne. Nič sa nevracia, nič sa nestornuje - len si to poznač, aby na ňu o pol roka nikto nezabudol.
Ako to riešime v Monivio
Zálohové faktúry máme ako samostatný typ dokladu - s vlastnou číselnou radou, vlastným prehľadom a stavmi (vystavená, odoslaná, čiastočne uhradená, uhradená).
Podstatná časť je konverzia: keď je zálohová faktúra uhradená, klikneš na Previesť na faktúru a systém vytvorí konečnú faktúru s položkami z pôvodnej zákazky a s riadkom, ktorý odpočíta reálne uhradenú sumu. Ak klient zaplatil len časť, odpočíta sa časť - bez ručného počítania. V náhľade pred konverziou vidíš, koľko zostane na úhradu, ešte než faktúru vytvoríš.
Oba doklady zostávajú prepojené. Na faktúre vidíš, z ktorej zálohovej vznikla, a na zálohovej faktúre vidíš, kam sa zúčtovala - takže o pol roka nemusíš nič dohľadávať.
A ešte drobnosť, ktorá platby zrýchľuje viac, než by človek čakal: na zálohovej faktúre je QR kód (Pay by Square). Klient ho naskenuje v mobilnom bankovníctve a nič neprepisuje - vrátane variabilného symbolu, ktorý sa najčastejšie zadáva zle.
Návody na fakturáciu nájdeš v nápovede Monivio - začni článkom Ako vystaviť prvú faktúru, princíp je rovnaký.
Real talk: čo ti zálohová faktúra nezaručí
Zálohová faktúra nie je právny nástroj. Nie je to pohľadávka - ak ju klient neuhradí, nemáš čo vymáhať, lebo ti zatiaľ nič nedlhuje. Jej hodnota je iná a celkom prozaická: kým nie je zaplatená, ty nezačneš robiť. Práve tým ti šetrí peniaze.
Nevyrieši ti ani zlú dohodu. Ak je cena nízka, rozsah nejasný a klient si po ceste vymyslí tri nové veci, záloha ti pomôže presne v ničom.
A ako vždy pri daniach: toto je návod, nie daňové poradenstvo. Ak máš zložitejší prípad - zálohy cez prelom roka, zahraničného klienta, prenos daňovej povinnosti - over si postup s účtovníčkou. Bude to lacnejšie ako oprava.
V Monivio vystavíš zálohovú faktúru a po jej úhrade ju jedným klikom premeníš na konečnú faktúru so správne odpočítanou zálohou. Vyskúšaj 14 dní zadarmo, bez kreditnej karty.
Napísala Jana, zakladateľka Monivio.