Odberateľovi vozíš tovar každý týždeň. Pri každej dodávke podpíše dodací list. Na konci mesiaca sadneš k faktúre a prepisuješ položky z ôsmich papierov do jedného dokladu — a modlíš sa, aby ti nič nevypadlo.
Toto je práca, ktorá nemá dôvod existovať.
Som Jana, zakladateľka Monivio. Tento článok je pre tých, čo dodávajú priebežne a fakturujú súhrnne — teda veľkoobchod, výrobu, remeslá, pravidelné rozvozy.
Čo dodací list vlastne rieši
Dodací list je potvrdenie, že tovar prešiel z tvojich rúk do odberateľových. Nič viac a nič menej.
Nie je to daňový doklad. Nevstupuje do priznania k DPH, nemá dátum splatnosti a nikto ti podľa neho nezaplatí. Slúži na jednu jedinú vec — aby o pol roka nebolo sporné, čo bolo dodané, kedy a v akom množstve.
A práve preto sa oplatí ho robiť aj vtedy, keď „sa to dá aj bez neho". Podpis na dodacom liste je najlacnejšia poistka, akú v obchode máš. Bez neho stojí tvoje tvrdenie proti jeho a e-mailová komunikácia spred pol roka.
Ceny na ňom byť nemusia
Toto ľudia riešia často: má byť na dodacom liste cena?
Odpoveď je, že nemusí — a v mnohých prevádzkach je lepšie, keď tam nie je.
Dodací list vidí šofér, skladník, vrátnik aj ten, kto tovar preberá. To nemusí byť ten istý človek, ktorý pozná dohodnuté ceny a zľavy. V Monivio si preto vieš prepnúť, či sa ceny na dodacích listoch zobrazujú alebo nie — nastavíš to raz v predvoľbách dokladov a platí to pre všetky.
Ak dodávaš koncovým zákazníkom alebo ceny nie sú citlivé, nechaj ich tam. Pri B2B rozvozoch odporúčam vypnúť.
Hromadné zlúčenie do jednej faktúry
Toto je tá časť, kvôli ktorej článok píšem.
Namiesto prepisovania označíš v zozname dodacie listy, ktoré chceš vyfakturovať, a necháš z nich vytvoriť jednu faktúru. Položky zo všetkých sa do nej prenesú.
Čo sa pritom stane:
Vznikne jedna faktúra so všetkými položkami zo všetkých vybraných dodacích listov.
Každý dodací list sa označí ako vyfakturovaný — takže ho nabudúce omylom nevyfakturuješ druhýkrát.
Každý zostane prepojený s faktúrou. Na faktúre vidíš, z ktorých dodávok vznikla, a na každom dodacom liste vidíš, kam sa vyfakturoval.
To posledné je dôležitejšie, než sa zdá. Keď o štyri mesiace príde reklamácia alebo spor o jednu dodávku, nehľadáš v šanóne — otvoríš faktúru a vidíš zoznam dodávok, z ktorých vznikla.
Podmienky, ktoré musia platiť:
- Všetky dodacie listy musia patriť tomu istému odberateľovi
- Musia byť v stave, keď sú vydané alebo dodané — už vyfakturované sa nedajú zlúčiť znova
- Naraz ich môžeš spojiť najviac dvadsať
Pri fakturácii ešte skontroluješ dátum vystavenia, splatnosť, číselnú radu a bankový účet — rovnako ako pri bežnej faktúre.
Ako to zapadá do mesačného rytmu
Ak fakturuješ raz mesačne, výsledný postup vyzerá takto:
Počas mesiaca pri každej dodávke vystavíš dodací list a necháš ho podpísať. Trvá to chvíľu a máš z toho záznam.
Na konci mesiaca otvoríš zoznam dodacích listov, vyfiltruješ si jedného odberateľa, označíš nevyfakturované a spravíš z nich faktúru. Za pár sekúnd, bez prepisovania.
Zopakuješ pre ďalšieho odberateľa.
Rozdiel oproti prepisovaniu nie je len v čase. Je v tom, že z faktúry nemôže vypadnúť položka, ktorú si prehliadol — a to je chyba, ktorá ťa stojí priamo peniaze a zistíš ju až vtedy, keď je neskoro na opravu.
Keď nie všetko ide na jednu faktúru
Občas potrebuješ vyfakturovať len časť dodávky — zvyšok ide neskôr alebo ho odberateľ reklamoval. Aj to sa dá: pri konverzii jedného dodacieho listu si vieš vybrať konkrétne položky, ktoré na faktúru pôjdu.
Zvyšok zostane nevyfakturovaný a počká.
Čo z toho má odberateľ
Toto sa oplatí povedať aj klientovi, keď mu navrhuješ mesačnú fakturáciu:
Dostane jednu faktúru namiesto ôsmich, takže má menej práce v účtovníctve a jednu platbu namiesto ôsmich. Zároveň má na dodacích listoch presnú evidenciu, kedy čo prevzal.
Väčšine odberateľov to vyhovuje viac než priebežná fakturácia. A tebe to zlepší cash flow menej, než by si čakal — preto si nastav rozumnú splatnosť a nesúhlas s „mesačná faktúra so splatnosťou 60 dní", lebo v praxi to znamená čakanie takmer tri mesiace od prvej dodávky.
Real talk
Dodací list nie je zmluva. Potvrdzuje prevzatie, nie dohodnuté podmienky, ceny ani reklamačné lehoty. Tie patria do zmluvy alebo objednávky.
A nie je to ani faktúra. Stretávam ľudí, ktorí dodací list posielajú a čakajú, že podľa neho odberateľ zaplatí. Nezaplatí — a má pravdu.
Podpis stále potrebuješ. Nepodpísaný dodací list je len tvoj vlastný zoznam. Ak dodávaš na miesta, kde sa nemá kto podpísať, dohodni si aspoň potvrdenie e-mailom.
Zvyšok je administratíva, ktorá sa dá spraviť za teba — a presne to je jej správne miesto.
V Monivio označíš dodacie listy jedného odberateľa a spravíš z nich jednu faktúru bez prepisovania. Vyskúšaj 14 dní zadarmo, bez kreditnej karty.
Napísala Jana, zakladateľka Monivio. Prvý mesiac, keď som fakturovala súhrnne, mi z faktúry vypadla jedna dodávka. Zistila som to o šesť týždňov a už som ju nedofakturovala — pripadalo mi hlúpe ozvať sa tak neskoro.